En las comunidades de propietarios, la convivencia y el bienestar de los propietarios que las integran dependen en buena medida de una gestión eficiente, equilibrada y transparente. Para los administradores de fincas, ello supone un gran reto, pues siempre han de lidiar directa o indirectamente con los conflictos que se generan en el seno de sus administradas. Ahí es donde el enfoque sistémico marca una gran diferencia, ya que permite ver la comunidad como un sistema completo en el que convergen múltiples subsistemas: como poco, los de cada propietario, el de la junta rectora y el de la administración de fincas, sin perjuicio de algunos más que pudieran convergir.
El administrador de fincas tiene un rol clave en la gestión de las comunidades de propietarios, pero su labor no se limita a aspectos económicos y de mantenimiento de los espacios comunes, sino que también influye en la calidad de vida y la armonía entre los vecinos. Aplicar la visión sistémica en esta profesión permite al administrador abordar los desafíos desde una perspectiva integral, considerando tanto los aspectos visibles como las dinámicas internas de la comunidad.
Para un administrador de fincas, aplicar la visión sistémica significa ir más allá de las tareas de gestión y actuar como un facilitador de la convivencia y el bienestar. Al abordar la comunidad como un sistema, el administrador puede crear un entorno en el que la organización y las relaciones se fortalezcan, logrando una administración eficiente y una comunidad más armoniosa y colaborativa.
A continuación, destacamos algunos puntos clave de esta visión sistémica y cómo ello puede transformar la gestión y administración de una comunidad de propietarios en una experiencia más armoniosa para todos los implicados.
1. La Comunidad de propietarios como un sistema completo
Desde la visión sistémica, cada comunidad de propietarios es un sistema en el que todos sus elementos (propietarios, administrador, personal, junta rectora), a su vez, son partes integrantes de otros sistemas, y todos ellos confluyen y están interrelacionados, de modo que los distintos comportamientos y actitudes de cada uno de los elementos influyen directamente en la salud del bienestar colectivo.
Al entender la comunidad como un sistema, el administrador puede ver cómo los conflictos, las decisiones y las interacciones de los propietarios afectan al conjunto, y puede gestionar las situaciones de manera más efectiva al tomar en cuenta el impacto de cada acción.
La visión sistémica permite comprender que cada propietario tiene necesidades particulares que se entrelazan con los intereses colectivos. Esta interconexión de intereses y necesidades requiere decisiones justas, basadas en la empatía y en el entendimiento de las realidades de cada parte interesada. La mera búsqueda de este equilibrio resuelve los problemas y fortalece el conjunto del sistema.
2. Roles claros, equilibrio de responsabilidades y respeto a las diferencias
En una comunidad de propietarios, cada miembro tiene un rol específico: los propietarios como tales, el presidente, el vicepresidente, los vocales, el secretario, el administrador, etc. El enfoque sistémico promueve que estos roles estén claramente definidos y respetados, evitando conflictos y tensiones innecesarias. Además, garantiza un equilibrio de responsabilidades donde todos comprenden sus deberes y derechos, lo que fomenta una administración transparente y eficaz.
La visión sistémica ayuda al administrador a gestionar estos roles con claridad, promoviendo un respeto mutuo y la comprensión de las responsabilidades individuales. Establecer límites y roles bien definidos minimiza malentendidos y tensiones, favoreciendo una convivencia fluida.
3. Resolución de los conflictos desde la raíz
Las diferencias y conflictos son inevitables en cualquier comunidad de propietarios. En ellas, a menudo, subyacen dinámicas no evidentes que afectan la convivencia, como rivalidades antiguas, alianzas o resentimientos entre algunos miembros.
La visión sistémica permite identificar estas dinámicas y abordarlas de forma sutil, desde su origen, y no sólo en su manifestación visible, y abre la puerta a propuestas de medidas que restauren el equilibrio y ayuden a desactivar tensiones antes de que escalen.
Para el administrador, esto significa escuchar y comprender las causas profundas de las discrepancias entre vecinos, que pueden incluir problemas de comunicación, intereses personales o experiencias pasadas que afectan la convivencia actual. Mediante la mediación y la búsqueda de soluciones conjuntas, el administrador puede resolver los problemas de una manera duradera y satisfactoria para todos.
4. Comunicación abierta y transparente
La comunicación es esencial en cualquier sistema, y en la administración de fincas es una herramienta para la confianza y la armonía. El enfoque sistémico promueve la creación de canales de comunicación abiertos, efectivos y transparentes, donde los propietarios se sientan escuchados y puedan expresar sus inquietudes y recibir información clara y actualizada sobre la gestión de la comunidad. Una buena comunicación no solo previene malentendidos, sino que también fortalece la confianza entre los propietarios y el administrador.
5. Establecimiento de normas que fomenten la convivencia
Con el enfoque sistémico, las normas reglamentarias y los acuerdos adoptados en las juntas de propietarios deben surgir de la comprensión de las necesidades y deseos de todos los miembros de la comunidad. Esto significa que los reglamentos y normas internas deben ser consensuados y diseñados para favorecer el bienestar común, evitando imponer reglas que generen malestar o resistencias.
6. Visión compartida y proyectos comunes
Una administración de fincas con enfoque sistémico busca que todos los propietarios que integran la finca o el conjunto inmobiliario compartan una visión y un propósito común para su comunidad.
Esto fomenta una mayor participación en proyectos de mejora y el desarrollo de un sentido de pertenencia. Cuando los propietarios sienten que forman parte de algo más grande y que sus opiniones son valoradas, el sentido de pertenencia y la armonía aumentan. Al alinear los objetivos de todos, se fortalece la cohesión del sistema y se crea un ambiente propicio para el desarrollo de proyectos que beneficien al sistema,
Ello implica trabajar en objetivos comunes, como mejorar las instalaciones, crear espacios sostenibles, reforzar la seguridad o fomentar la participación activa de todos, por poner algunos ejemplos.
CONCLUSIÓN:
En definitiva, adoptar el enfoque sistémico en la administración de comunidades de propietarios permite una gestión más eficiente, una convivencia más armónica y crea las condiciones necesarias que contribuyan a fidelizar la relación profesional entre las partes. Cuando todos los propietarios comprenden que forman parte de un sistema interconectado, la comunidad se transforma en un espacio donde las relaciones y la colaboración pueden florecer en beneficio de todos.